Organisation des Wareneingangs

Aufgaben und Funktionen in der Warenannahme

• Lieferberechtigungsprüfung

• Warenannahme

• Warenentladung

• Wareneingangskontrolle

• Wareneingangsbuchung

• Reklamationsbearbeitung

Arbeitsmittel und Einrichtungen im Wareneingangsbereich

• Laderampe

• Scanner

• PC

• Flurförderzeuge (Stapler, usw.)

• Bodenwaage

Kontrollen bei der Annahme von Lieferungen

• Anschrift des Empfängers

• Anzahl der Packstücke

• Äußerlich sichtbare Beschädigung der Verpackung oder der unverpackten Ware

Phasen und wesentliche Arbeitsschritte bei der Warenanlieferung

Phase 1: Kontrolle in Anwesenheit des Überbringers

• Lieferadresse überprüfen

• Abgleich mit der entsprechenden Bestellung (sofern eine Bestellung vorliegt)

• Anzahl der Packstücke überprüfen

• Auf äußere Beschädigungen prüfen

• Tauschfähigkeit der Mehrwegtransportverpackung (MTV) prüfen

Phase 2: Warenprüfung

Prüfung der

• Identität

- Wurde die richtige Ware geliefert?

- Mangel in der Art (Falschlieferung)

• Quantität

- Wurde die bestellte Ware geliefert?

- Mangel in der Menge (Mehr- / Minderlieferung)

• Qualität

- Entspricht die Ware der vereinbarten Güte?

- Mangel in der Güte (Qualitätsmangel)

• Beschaffenheit

- Weist die Ware Beschädigungen oder Fehler auf?

- Mangel in der Beschaffenheit

Arbeitsplatzanweisung für Mitarbeiter in der Warenannahme

Warenannahme Mitarbeiter 1

• Entgegennahme der Warenbegleitpapiere

• Kontrolle der Anschrift

- Wenn in Ordnung, dann Einweisung des Fahrers an die Rampe

- Ansonsten Hinweis auf den Empfänger geben und weiterleiten

• Zählen der Packstücke

• Prüfen auf Transportschäden

- Wenn in Ordnung, dann Unterschrift auf Frachtbrief mit Name, Datum und Ort

- Ansonsten: Tatbestandsaufnahme, Gegenzeichnen auf dem Frachtbrief durch den Fahrer

• Frachtbrief: ein Exemplar für den Fahrer, restliche Durchschläge weiterleiten an den Wareneingang

• Bei Schäden Info an Lagerleiter und Wareneingang

Warenannahme Mitarbeiter 2

• Stapler besetzen, Funktionsprüfung durchführen

• Leerpaletten bereitstellen

• Packstücke / Paletten vom Lkw abladen und im Wareneingang zur Vollzähligskontrolle abstellen

• Vor dem Anheben und beim Abladen auf vorhandene Transportschäden achten

• Bei Schäden zunächst in Absprache mit Warenannahme Tatbestandaufnahme durchführen, dann Entladung fortsetzen

Ziele, die mit einer Kontrolle in Anwesenheit des Überbringers bei der Warenannahme verbunden sind

• Unmittelbare Regressansprüche gegenüber dem Überbringer stellen

• Vermeidung falscher Anlieferung (keine Annahme)

Maßnahmen im Falle einer Beanstandung bei einer Warenanlieferung

• Feststellung / Dokumentation der Beanstandung auf dem Lieferschein oder einem gesonderten Dokument

• Beanstandung vom Überbringer bestätigen lassen

• Information der entsprechenden Abteilung

• Lagerung mit entsprechendem Sperrvermerk

• Unverzügliche Mängelrüge an den Lieferanten

Folgen für das Unternehmen im Falle einer nicht ordnungsgemäßen Warenannahme

• Verlust der Gewährleistung

• Auslieferung beschädigter Waren an die Kunden

• Produktionsstillstand

• Weitere Lösungen sind möglich

Frachtpapiere zum Abgleich der gelieferten Menge

• Packlisten

• Frachtbrief

• Konnossement (B/L)

Untersuchungs- und Anzeigepflichten gegenüber den Zulieferern

• Bei einem zweiseitigen Handelskauf nach HGB hat der Käufer einer Ware diese unverzüglich zu untersuchen und einen offenen Mangel dem Verkäufer unverzüglich anzuzeigen.

• Unterlässt der Käufer eine Anzeige, gilt die Ware als genehmigt. Er verliert dann seine Rechte aus dem Kaufvertrag wegen mangelhafter Lieferung gegenüber dem Verkäufer.

Arten einer mangelhaften Lieferung

• Identität (Mangel in der Art)

• Quantität (Mangel in der Menge)

• Qualität (Mangel in der vereinbarten Güte)

• Beschaffenheit (Das Gut ist hinsichtlich der Tauglichkeit seiner Verwendung eingeschränkt oder vollständig defekt.)

Voraussetzungen bei einer schadhaften / verspäteten Lieferung, um die Rechte gegenüber dem Frachtführer geltend machen zu können

• Ein äußerlich erkennbarer Transportschaden muss noch in Anwesenheit des Frachtführers festgestellt und dokumentiert werden. Der Überbringer muss gegenzeichnen.

• Ein nicht äußerlich erkennbarer Transportschaden ist binnen sieben Tagen nach Ablieferung dem Frachtführer anzuzeigen.

• Bei einer Überschreitung der Lieferfrist beträgt die Frist zur Rüge 21 Tage nach Ablieferung.

Rechte des Empfängers bei einer mangelhaften Lieferung

• Bei mangelhafter Lieferung hat der Käufer zunächst Anspruch auf vorrangige Nacherfüllung, d.h. Nachbesserung oder Neulieferung. Sollte die vorrangige Nacherfüllung scheitern, so besteht Anspruch auf nachrangige Nacherfüllung. Diese beinhaltet das Recht auf Rücktritt oder Minderung.

• Das Recht der Geltendmachung von Schadensersatz bleibt in jedem Falle unberührt.

Anweisung bei Vermutung eines Transportschadens

Festgestellte Beschädigung auf dem die Lieferung begleitenden Dokument oder einem zusätzlichen Formular vermerken, beschreiben, evtl. mit Foto dokumentieren und Fahrer unterschreiben lassen.

Arten eines Transportschadens

• Verlust durch den Transporteur

• Beschädigung durch den Transporteur

• Überschreitung der Lieferfrist durch den Frachtführer

Fristen für die Reklamation von Transportschäden

• Offener Schaden_=> unverzüglich bei Anlieferung

• Versteckter Schaden => innerhalb von 7 Tagen

• Verspätung => innerhalb von 21 Tagen nach Ankunft der Ware

Aktivitäten, die nach Ankunft der Ware im Wareneingangsprozess anfallen

• Übernahme des Materials bzw. der Ware aus der Warenannahme

• Prüfung der Übereinstimmung von Bestellung und Lieferung durch den Vergleich der Bestelldaten mit den Lieferdaten (Material- / Warenart, Menge, Termin, usw.)

• Freigabe der Lieferung zur Entladung an der vorgesehenen Entladestelle

• Weitergehende Kontrollen, insbesondere der Qualität

• Erstellung von Unterlagen über den Materialeingang

• Warenerfassung

Gefahrenanalyse für den Arbeitsplatz Warenannahme und mögliche...