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Dokumentenmanagement im mittelständischen Unternehmen. Geschäftsprozeß – Workflow – DMS

:	Torsten Neumann
:	Dokumentenmanagement im mittelständischen Unternehmen. Geschäftsprozeß – Workflow – DMS
:	Diplomica Verlag GmbH
:	9783836611299
:	1
:	CHF 29.30
:

:	Informatik, EDV
:	German

:	99
:	kein Kopierschutz/DRM
:	PC/MAC/eReader/Tablet
:	PDF

In der heutigen Zeit der hochentwickelten IT-Technologie ist das Thema"Dokumentenmanagement im Unternehmen" immer noch aktuell. Die Umsetzung bereitet teilweise immer noch enorme Schwierigkeiten, obwohl die IT-Technologie der jetzigen Zeit leistungsfähige Systeme anbietet. Eine Recherche bis zur Geschichte der Organisationsentwicklung und der Entwicklung der Datenverarbeitung wurde zur Ursachenanalyse herangezogen. Dies war notwendig, um hierarchische Barrieren richtig beurteilen zu können.

Es mußte ein ganzheitlicher aber dennoch vereinfachter Ansatz als Konzeption für ein Vorgehensmodell entwickelt werden. Dieser Ansatz wird in folgender Struktur:

-Betriebswir schaftliche Kennzahlen
-Geschäftsproze
-Workflow
- Dokumentenmanagementsystem (DMS)
-Ergonomische Anwendung

Erfasst und auf Grundlage eines Datenbanksystems realisiert.

Am Beispiel eines besonderen Szenarios wird ein beispielhafter Diskurs praktisch umgesetzt. Die im Szenario dargestellten Beispiele sind zum Verständnis der Vorgehensweise ausgewählt worden. Die Methoden der Geschäftsprozeßmodellierung"R engineering" und"kontinuierliche Verbesserung" werden in dieser Arbeit beispielhaft angewendet. Prinzipiell wird eine Optimierung der Geschäfts- bzw. Verwaltungsprozesse durch Einführung eines Workflows realisiert. Die Lösung der semantischen Lücke zwischen Geschäftsprozeß und Workflow wird beispielhaft dargestellt. Das Datenbankmanagementsystem (DBMS) wird in diesem Zusammenhang genauer analysiert. Die Abbildung bisheriger Papierdokumente in eine elektronische Form wird weiterhin anhand einer ergonomischen Sichtsweise genauer untersucht. Ebenso ist die Methode der"kontinuierlichen Verbesserung" ein weiterer wesentlicher Bestandteil dieser Arbeit. Der Anwender soll das DMS richtig annehmen und anwenden können. Auf den Einfluß der Mitarbeiter im Unternehmen wird weiterhin näher eingegangen und beispielhaft beschrieben.

Zu allen angewendeten Modellen wird jedoch der Vollständigkeit halber auf die Fachliteratur verwiesen, da nicht alle Komponenten und Anwendungsfälle berücksichtigt werden können. Dennoch wurde ein Konzept eines Dokumentenmanagementsystems erfolgreich am praktischen Beispiel vorgestellt.

Kapitel 2.1, Historische Hintergründe zu der Entwicklung von Unternehmensorganisationen und der Datenverarbeitung:Für die Lösung des Problems der zum Teil stark fest gefahrenen Strukturen im Unternehmen wird zunächst eine Analyse der Entwicklungsgeschichte durchgeführt. Dazu werden die verschiedenen Entwicklungsbereiche der Unternehmensverwaltung, der Büroarbeit und der Datenverarbeitung, näher untersucht. Daraufhin werden die Bedeutung und relevante Zusammenhänge herausgestellt und als Ergebnis bewertet. Aus dieser Ansatzsichtweise heraus wird die Konzeption zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystem entwickelt.Kapitel 2.1, Entwicklung der Datenverarbeitung:Die Erfassung und Verwaltung von Dokumenten mit den darin enthaltenen Informationen nimmt im industrialisierten Arbeitsprozeß seit je her eine Grundlegende Rolle ein. Der Austausch von Informationen zwischen Mensch zu Mensch und Mensch zu Maschine hat sich im Zuge der Automatisierung immer weiter entwickelt. Die Interaktion zwischen Mensch und Maschine wurde Funktional fokussiert. Die Datenverarbeitung wurde im Zuge der sich entwickelnden Datenverarbeitungstechnik in Hard- und Software getrennt. Aus der Datenverarbeitung entstand Software für Informationssysteme. Mit Software-Programmen konnten monolithische Anwenderprogramme funktionale Aufgaben erfüllen. So entstanden monolithische Architekturen. Vor allem in den Produktionsabläufen werden stark funktionsorientierte Systeme eingesetzt. Diese sind zwar effizient aber oft nicht flexibel anpaßbar. In den 70ziger Jahren entstanden Datenbanken für eine zentrale Datenverarbeitung. Mit der Weiterentwicklung entstanden in den 80ziger Jahren Benutzerschnittstellen für den Datenaustausch zwischen den Applikationen. Mit dem Einsatz von Personalcomputern wurde ein weiterer Schritt für die individuelle Datenverarbeitung auf Grundlage von Datenbankentwicklungen gemacht. Bis Ende der neunziger Jahre haben sich relationale Datenbanken etabliert. Unter Verwendung eines Client-Server-Prinzip entstanden vernetzte Datenbanksysteme mit einem zentralen Server und Unternehmensweit verteilte Clienten. Bis zur jetzigen Zeit, wurden darauf aufbauend, Softwareprodukte entwickelt, um Daten zwischen den Applikationen austauschen zu können. Es wurden weitere Systeme zum Austausch elektronischer Informationen entwickelt die in eine workflow-basierte Lösung integriert sind. Zu diesen Systemen zählen u. a. das Dokumenten-Management-System (DMS) und Groupware-Applikationen.Es erfolgte die Ausgliederung der Ablaufsteuerung aus diesen Workflowsystemen durch Unterstützung mit einem Workflowmanagementsystem (WFMS).

	Dokumentenmanagement im mittelständischen Unternehmen Geschäftsprozeß - Workflow - DMS	1
	Inhaltsangabe	3
	Abbildungsverzeichnis	6
	Tabellenverzeichnis	7
	1.0 Einleitung	8
	1.1 Ausgangslage und Problemstellung	8
	1.2 Motivation	9
	1.3 Zielsetzung	9
	1.4 Lösungsansatzrahmen für einmittelständisches Unternehmen	10
	1.5 Fazit	11
	1.6 Aufbau der Arbeit	12
	2.0 Abgrenzung und Integrationbestehender Ansätze	15
	2.1 Historische Hintergründe zu der Entwicklungvon Unternehmensorganisationen und derDatenverarbeitung	16
	2.1.1 Entwicklung der Datenverarbeitung	16
	2.1.2 Bedeutung für die Arbeitsorganisation undArbeitsprozesse	17
	2.1.3 Zusammenhang zwischen Organisationsentwicklungund Softwareentwicklung	18
	2.1.4 Ergebnis	19
	2.2 Allgemeine Konzeption zur Optimierung vonkomplexen Geschäftsprozessen und Abläufen immittelständischen Unternehmen	20
	2.2.1 Allgemein konzeptionelle Betrachtung	20
	2.2.2 Anforderung an das DMS	21
	2.2.3 Kostenanalyse	23
	2.3 Prozeßmanagement im mittelständischenUnternehmen	25
	2.3.1 Allgemeiner Basisansatz	25
	2.3.2 Ansatzmethoden für das Prozeßmanagement immittelständischen Unternehmen	25
	2.4 Vorgehensweise zur Modellierung derGeschäftsprozesse im mittelständischenUnternehmen	27
	2.4.1 Zielstellung	27
	2.4.2 Vorbereitung	28
	2.4.3 Ist-Erfassung der vorhandenen Prozesse	28
	2.4.4 Schnittstellen und Schwachstellen der AblaufundAufbauorganisation	30
	2.4.5 Soll-Modellierung	30
	2.4.6 Modellierung eines logischen Datenmodells	31
	2.4.7 Implementierung in ein physisches Datenmodell	32
	2.4.8 Erstellung des Dokumentenlayout	32
	2.4.9 Prototyping des modellierten Dokumenten-Workflows im Geschäftsprozeß	32
	2.5 Workflowsysteme	33
	2.5.1 Allgemeine Beschreibung des Workflowsystems	33
	2.5.2 Workflowreferenzmodell	36
	2.5.3 Die Einführung eines WFMS	39
	2.6 Workflowabläufe in den Geschäftsprozessen	42
	2.7 Elektronische Dokumente im Workflowsystem	43
	2.8 Die Ergonomie der Workflow basiertenSysteme	43
	2.8.1 Software-Ergonomie	45
	2.8.2 Berechnung der Elemente zur Ergonomie	46
	3.0 Szenario zum Prozeßmanagementund Workflow-basiertenDokumentenmanagementsystem	48
	3.1 Ausgangslage	48
	3.2 Vorbereitung der Dokumenten-ManagementProzeßmodellierung	49
	3.2.1 Zielstellung	49
	3.2.2 Vorbereitung der Prozeßmodellierung	50
	3.2.3 Ist-Erfassung der vorhandenen Systeme undKenntnisse	51
	3.2.4 Identifizierung von Schwachstellen des bisherigenDokumentenablaufes	54
	3.2.4.1 Schnittstellen der Ablauf undAufbauorganisation	54
	3.2.5 Soll-Modellierung	55
	3.2.6 Modellierung eines logischen Datenmodells fürden Workflowprozeß	62
	3.2.7 Implementierung in ein physisches Datenmodell	64
	3.2.8 Erstellung des Dokumentenlayout	67
	3.2.9 Prototyping des modellierten Dokumenten-Workflows	70
	4.0 Konzeption für die praktischeAnsatzweise	72
	4.1 Vorgehensweise zur Modellierung einesDiskurses	73
	4.1.1 Ist-Erfassung für den ganzheitlichenGeschäftsprozeß	74
	4.1.2 Ist-Erfassung Dokumenten-Workflow-Diskurs	76
	4.1.3 Identifizierung und Bewertung der Ist-Erfassung in denSchnittstellen und Schwachstellen ganzheitlicher Prozeß	80
	4.1.4 Identifizierung und Bewertung von Schnittstellenund Schwachstellen Dokumenten-Workflow	82
	4.1.5 Soll-Modellierung ganzheitlicher Prozeß	84
	4.1.6 Soll-Modellierung Dokumenten-Workflow-Diskurs	85
	4.1.7 Simulation des modellierten Dokumenten-Workflows	88
	4.1.8 Prototyping des ganzheitlichenGeschäftsprozeßablaufes	90
	4.2 Allgemeine Soll-Betrachtung	91
	4.3 Allgemeines Dokumentenmanagement	92
	5.0 Ausblick und Ergebnisbewertung	95
	Literaturverzeichnis	96