Office 365 bzw. Microsoft 365 bietet Ihnen zahlreiche nützliche Apps, mit denen Sie sowohl Ihre Selbstorganisation als auch die Zusammenarbeit im Team wesentlich effektiver gestalten können. In diesem Buch zeigt Ihnen Helmut Gräfen, welche Apps und Funktionen sich dafür besonders gut eignen. Dabei konzentriert er sich auf den Einsatz und das Zusammenspiel von MS Teams, Outlook, OneNote, Planner, To Do und Lists sowie OneDrive for Business und SharePoint.
Sie erfahren, wie Sie die Apps optimal in Ihren Arbeitsalltag integrieren und bestmöglich miteinander kombinieren. So erhalten Sie praktische Arbeitserleichterungen wie z.B. das Umwandeln von E-Mails in Aufgaben mit To Do, das Teilen von Dateien mit OneDrive oder die Integration von OneNote-Notizbüchern, OneDrive-Dateien und mehr in MS Teams.
Alle Funktionen werden anhand von Screenshots Schritt für Schritt erklärt. Zahlreiche Tipps für den praktischen Einsatz helfen Ihnen dabei, typische Fehler zu vermeiden, Ihren Workflow zu optimieren und die Apps von Microsoft 365/Office 365 effektiv für die Online-Zusammenarbeit einzusetzen.
Zu jedem Programm finden Sie darüber hinaus einen Überblick über die Funktionen der mobilen Variante für Android und iOS. So können Sie auch unterwegs an Ihre gewohnte Arbeitsstruktur anknüpfen.
Aus dem Inhalt:
Seit etwa 2 Jahren steigt die Anzahl der Unternehmen, die mit Office 365 in das Cloud Computing einsteigen. Im Jahr 2020 war durch die Coronakrise der Bedarf an Homeoffice-Arbeitsplätzen von einem Tag auf den anderen sehr groß. Office 365 und das darin enthaltene ProduktMicrosoft Teams stellte eine schnell umzusetzende Lösung für diese Herausforderung dar. Der Schwerpunkt liegt aber heute, etwa ein Jahr später, immer noch fast ausschließlich aufMicrosoft Teams. Dass Ihnen mit Office 365 eine Sammlung höchst interessanter Tools an die Hand gegeben wird, mit denen Sie beispielsweise Ihre persönlichen Aufgaben, aber auch die Teamaufgaben deutlich produktiver als bisher managen können, geht leider oft genug unter. Tatsächlich ist Office 365 prall gefüllt mit hilfreichen Apps. Ich möchte Ihnen in diesem Kapitel zeigen, welche App für welchen Zweck am besten geeignet ist.
Abb. 1.1: Die wichtigsten Apps in Office 365
Neben den Apps, deren sinnvolle Nutzung die Produktivität schon deutlich erhöhen, können Sie Ihre Effektivität noch einmal steigern, indem Sie einen weiteren Vorteil des Cloud Computings gezielt nutzen: die Unabhängigkeit von Ort und Gerät. Liegen Dokumente, Mails, Chats und andere Informationen in Office 365, stehen die Daten Ihnen und Ihren Kollegen stets und überall zur Verfügung, unabhängig vom Ort und dem Endgerät, mit dem Sie arbeiten möchten.
Die Anforderungen, die in der Administration eines Unternehmens täglich zu bewältigen sind, ähneln sich in ihrem Wesen. Unabhängig von der Branche, dem Gewerbe oder der Unternehmensgröße. Anhand von fünf typischen Anforderungen möchte ich Ihnen den effektiven Einsatz von Office 365 beispielhaft aufzeigen.
Abb. 1.2: Fünf typische Anforderungen in einem Unternehmen
Für die elektronische Kommunikation in Ihrem Unternehmen stellt Ihnen Office 365 die zwei AppsOutlook undTeams zur Verfügung. Um mit diesen beiden Tools möglichst effektiv zu arbeiten, empfiehlt es sich, Ihre elektronische Kommunikation in Gruppen zusammenzufassen: in die interne, die Sie mitTeams handeln (kontextbezogene Kommunikation), und die externe Kommunikation, die Sie mitOutlook verwalten (personenzentrierte Kommunikation).
Heutzutage ist immer noch häufig sowohl die interne als auch die externe Kommunikation personenzentriert. Möchten Sie z. B. Informationen zu einem Projekt in Form von Text, Links und/oder Dateianhängen an Mitglieder des Projektteams übermitteln, geschieht dies mit einer Mail, wahrscheinlich mitOutlook versendet.
Nehmen wir an, das Projektteam besteht aus sieben Personen. Sechs Personen erhalten also die von Ihnen versendete Mail in ihren Posteingängen inOutlook, entweder als direkte Empfänger oder als Mitglied einer Verteilergruppe. Jede der beteiligten Personen muss diese Informationen und Dateianhänge in den passenden Kontext bringen. Das passiert sehr oft durch die Ablage der Mail in einem entsprechenden Unterordner des Posteingangs.
Die Informationen existieren nun 7 x in der IT-Landschaft, und zwar als gesendete Mail in Ihrem Postfach und als empfangene Mail bei den Projektteammitgliedern.
Haben Sie einen Dateianhang mit versendet, existiert diese Datei 8 x – das Original, das Sie der Mail angehängt haben, und in jedem Empfängerpostfach eine Kopie.
Angenommen, mehrere Personen im Team nehmen Änderungen in der Dateikopie aus der Mail vor. Diese Änderungen in der Originaldatei zu konsolidieren, erfordert einen enormen Zeitaufwand.
Stoßen weitere Personen (Kundenmitarbeiter, neue Teammitglieder externer Dienstleister) zum Team, müssen diese mit allen Informationen versorgt werden.
Jede beteiligte Person hat in der Regel ihre eigene, individuelle Ablagestruktur inOutlook.
Ein Zusammenhalten der Projektmails inOutlook ist aufwendig.
Das Aktualisieren der Projektdateien gestaltet sich ebenfalls aufwendig.
Die aktuellen Dateistände sind schwer zu ermitteln.
Die Lösung für die interne Kommunikation heißtTeams. Die Informationen, die Sie bisher gemailt haben, chatten Sie im passenden Teamkanal. Die Dateien, die Sie als Mailanhänge verschickt haben, legen Sie im Team ab. Im Chat verweisen Sie dann auf diese Datei, entweder textlich oder direkt mit einem Link zu der Datei. Alle relevanten Informationen und Dateien liegen im richtigen Kontext.
Die gechatteten Informationen existieren im Team nur 1 x.
Die benötigte Datei liegt im Kontext des Projektteams und ist nur 1 x vorhanden.
Alle Personen im Team arbeiten mit der Originaldatei, ein Konsolidieren von Dateikopien ist nicht mehr erforderlich.
Stoßen weitere Personen (Kundenmitarbeiter, neue Teammitglieder externer Dienstleister) zum Team, können diese auf alle Chatverläufe und Dateien zugreifen.
Ein Zusammenhalten von Projektmails inOutlook ist nicht mehr notwendig.
Sobald eine Person im Team eine Änderung in einer Datei vorgenommen hat, wird diese automatisch gespeichert.
Alle Dateien werden stets mit ihrem aktuellen Dateistand angezeigt.
Die beschriebene Vorgehensweise macht nicht nur in einem Projektkontext Sinn. Mit einem Team können Sie ebenso gut Abteilungen, Bereiche u. Ä. abbilden.
Chatten Sie statt zu mailen
Überführen Sie, wann immer möglich, die Kommunikation per Mail dauerhaft in eine Chatkommunikation in einem Teamkanal. Dies konsequent angewendet, wird die Anzahl Ihrer Mails drastisch verringern.
Komplett auf das Mailen zu verzichten, ist jedoch leider nicht möglich. Für die Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und anderen Externen wird unsOutlook wohl noch die nächsten Jahre begleiten. Dennoch empfehle ich Ihnen, immer wieder zu überprüfen, ob die Kommunikation mit Externen wirklich noch überOutlook laufen muss.
Mails von Externen ins Team weiterleiten
Leiten Sie Mails von Externen, die teamrelevante Informationen enthalten, in den passenden Kanal des Teams weiter. Jeder Kanal inTeams verfügt über eine eigene Mailadresse. InAbschnitt 8.4 beschreibe ich, wie Sie die Mailadresse eines Teamkanals abrufen.
Seit April 2021 besteht auch die Möglichkeit, ausOutlook heraus eine Mail mit einem Team zu teilen. Details dazu finden Sie inAbschnitt 3.5.
Die Vielfalt und Anzahl der Aufgaben nehmen von Jahr zu Jahr zu. Die Einführung vonMicrosoft Teams erhöht zwar auf der einen Seite die Komplexität des Aufgabenmanagements, bietet aber auf der anderen Seite hilfreiche Tools, um die Komplexität gut zu managen. In aller Regel sind Sie Mitglied in mehreren Teams und haben damit Aufgaben in unterschiedlichen Teams zu erledigen. Dazu kommen noch Ihre persönlichen Aufgaben, die nichts mit einer Teammitgliedschaft zu tun haben. Diese vielfältigen Anforderungen müssen optimal gemanagt werden.
Strikte Trennung von persönlichen Aufgaben und Teamaufgaben
Trennen Sie scharf zwischen persönlichen Aufgaben und Aufgaben, die Ihnen in einem Teamkontext zugewiesen werden und nutzen Sie zur Verwaltung die passenden Apps.
In Office 365 stehen fünf Apps zur Verfügung, um Aufgaben zu verwalten:Outlook, To Do, Planner, Tasks von Planner und To Do undTeams. In der folgenden Tabelle gebe ich Ihnen einen Überblick, in welchen Fällen Ihnen welche App die meisten Vorteile bringt.
Anforderung
App
Bemerkung
Persönliche Aufgaben managen
Outlook undTo Do
Outlook ist für das Arbeiten am PC die beste Wahl.
To Do eignet sich sehr gut für die mobile Arbeit mit dem Handy.
Aufgaben, die Sie außerhalb eines Teamkontextes einer anderen Person zuweisen möchten
Outlook
Aufgaben in der Gruppe oder in einem Team managen
Planner undTeams
MitPlanner haben alle Teammitglieder einen optimalen Überblick, wer für welche Aufgabe verantwortlich und wie der aktuelle Bearbeitungsstatus der Aufgabe ist.
InTeams lässt sich die AppPlanner als Registerkarte einbinden. Das erspart den Teammitgliedern unnötige Navigationsklicks.
Alle Aufgaben im Blick behalten, persönliche und zugewiesene
To Do undTasks von Planner und To Do
